Personalvermittlung Kosten: Honorare, Modelle, Fallstricke

Eine Personalvermittlung kostet in der Regel einen Prozentsatz vom Bruttojahresgehalt der besetzten Stelle – und zwar nur dann, wenn tatsächlich eingestellt wird. Wie hoch dieser Satz ist, wann er fällig wird und was im Preis enthalten ist, unterscheidet sich aber stark. Genau dort entstehen die teuren Überraschungen.

In diesem Artikel erkläre ich, welche Honorarmodelle es gibt, wie Sie die Kosten vorab realistisch kalkulieren und welche Punkte in keinem Vermittlungsvertrag fehlen dürfen.

Die drei Honorarmodelle im Überblick

In Gesprächen mit Geschäftsführern aus dem Mittelstand merke ich immer wieder: Viele kennen nur „der Vermittler will Prozente". Tatsächlich gibt es drei grundlegend verschiedene Modelle.

Modell	Wann zahlen Sie?	Für wen geeignet?
Erfolgshonorar	Nur bei erfolgreicher Einstellung	Fach- und Spezialpositionen, Mittelstand
Retainer	In Raten während der Suche, unabhängig vom Ergebnis	Führungspositionen, sehr seltene Profile
Mischmodell	Kleine Anzahlung + Resthonorar bei Erfolg	Wenn Vermittler und Kunde das Risiko teilen wollen

Beim Erfolgshonorar trägt der Vermittler das volle Risiko: Findet er niemanden, verdient er nichts. Für Sie als Unternehmen ist das das sicherste Modell. Beim Retainer zahlen Sie für die Suche selbst – das ist bei Executive Search üblich, weil dort der Rechercheaufwand hoch ist und oft nur eine Handvoll Menschen in Frage kommt.

Wovon die Höhe des Honorars abhängt

Das Honorar wird fast immer als Prozentsatz vom Bruttojahresgehalt berechnet. Achten Sie genau darauf, was dazugehört:

• Fixgehalt – immer enthalten.
• Variable Anteile (Bonus, Provision) – bei manchen Anbietern eingerechnet, bei anderen nicht.
• Sachleistungen wie Firmenwagen – selten, sollte aber schriftlich ausgeschlossen oder geregelt sein.

Dazu kommen Faktoren, die den Satz selbst beeinflussen: wie selten das Profil ist, wie dringend Sie besetzen müssen und ob exklusiv beauftragt wird.

Rechenbeispiel: Was eine Vermittlung konkret kostet

Nehmen wir einen Servicetechniker mit einem angenommenen Bruttojahresgehalt von 55.000 € und ein Honorar von 25 % – so rechnen wir bei Hue.HYRE in der Regel:

Posten	Betrag
Honorar (25 % von 55.000 €)	13.750 € zzgl. MwSt.
davon fällig bei Vertragsunterschrift (60 %)	8.250 €
davon fällig nach bestandener Probezeit (40 %)	5.500 €

Die Aufteilung in 60/40 ist kein Branchenstandard – viele Vermittler berechnen 100 % bei Vertragsunterschrift. Wir teilen, weil ein Kandidat erst dann wirklich „vermittelt" ist, wenn er die Probezeit übersteht.

Stellen Sie dem Honorar ehrlich gegenüber, was die unbesetzte Stelle kostet: liegengebliebene Aufträge, Überstunden im Team, Fremdleistungen. Die Rechnung fällt je nach Betrieb sehr unterschiedlich aus – aber sie fehlt in den meisten Kalkulationen komplett.

Diese 6 Punkte gehören in jeden Vermittlungsvertrag

Bevor Sie unterschreiben, prüfen Sie:

1. Bemessungsgrundlage: Welches Gehalt genau zählt – nur fix oder inklusive variabler Anteile?
2. Fälligkeit: Wann wird wie viel bezahlt? Bei Vertragsunterschrift, bei Arbeitsantritt, nach der Probezeit?
3. Nachbesetzungsgarantie: Was passiert, wenn der Kandidat in der Probezeit geht? Gibt es eine kostenfreie Nachbesetzung, eine Rückerstattung oder gar nichts?
4. Nicht-Antritt: Was gilt, wenn jemand unterschreibt, aber nie anfängt? Diese Frage wird erstaunlich oft vergessen.
5. Exklusivität: Dürfen Sie parallel mit anderen Vermittlern arbeiten?
6. Laufzeit der Provisionspflicht: Wie lange ist ein Honorar fällig, wenn Sie einen vorgestellten Kandidaten später doch noch einstellen?

Woran Sie einen fairen Anbieter erkennen

Ein seriöser Personalvermittler nennt Ihnen seine Konditionen vor dem ersten Kandidaten – schriftlich und ohne Nachverhandeln. Warnsignale sind dagegen:

• Das Honorar wird erst „nach Prüfung der Stelle" genannt.
• Sie bekommen in der ersten Woche einen Stapel Lebensläufe, ohne dass jemand Ihr Team kennengelernt hat.
• Es gibt keine klare Regelung für die Probezeit.

Unsere eigenen Konditionen stehen transparent auf der Seite Leistungen. Wenn Sie wissen möchten, ob Ihre offene Stelle mit vertretbarem Aufwand zu besetzen ist, nutzen Sie den kostenlosen 60-Sekunden-Stellencheck.

Häufige Fragen

Was kostet eine Personalvermittlung für Bewerber?

Nichts. Das Honorar zahlt ausschließlich das einstellende Unternehmen. Seriöse Vermittler verlangen von Kandidaten kein Geld.

Muss ich zahlen, wenn der Kandidat in der Probezeit kündigt?

Das regelt Ihr Vertrag. Bei uns fallen 40 % des Honorars erst nach bestandener Probezeit an, und scheidet der Kandidat vorher aus, suchen wir einmalig kostenfrei nach.

Ist ein Erfolgshonorar immer günstiger als ein Retainer?

Für Sie risikoärmer, aber nicht zwingend günstiger. Bei sehr seltenen Profilen oder Führungspositionen kann ein Retainer sinnvoll sein, weil der Vermittler dann gezielter und intensiver sucht.

Wird das Honorar vom Brutto- oder Nettogehalt berechnet?

Üblich ist das Bruttojahresgehalt. Klären Sie schriftlich, ob variable Anteile eingerechnet werden.

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